湖南省衡阳市人民政府办公室


衡政办函〔2008〕63号


衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知

各县市区人民政府，市直机关各单位：
《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
　　


二OO八年五月四日


衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定

第一章 总则

第一条 为了加强和规范全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《湖南省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令）等有关法律法规和要求，结合本市实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于本市范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织及各类经济组织（以下简称各单位）。
第三条 本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。电子档案是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
第四条 市、县市区档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位电子文件的归档与管理工作实行监督、指导和行政执法。
第五条 市、县市区国家综合档案馆要全面建成与电子政务相配套的电子文件中心，其所需经费必须列入同级财政预算，以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。
第六条 电子文件形成单位应建立电子文件归档制度，保障必要投入，改善相应设施条件，指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的形成、运转、收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第七条 凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须按规定要求，同时向本单位档案部门和当地国家档案馆归档，并保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第八条 各立档单位保管期限为永久、长期或30年以上的室藏档案，原有电子文件已经丢失或者没有形成电子文件，要制定计划逐步完成数字化处理，按第七条规定归档管理。
第九条 电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。
　　
第二章　归档范围和方式

第十条 凡是反映立档单位职能活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要形式有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。
第十一条 运用电子计算机进行公文处理、行政管理，特别是实行无纸化办公的单位，要定期将应归档的电子文件制作脱机备份。具有10年以上保存价值的电子文件，应同时制作纸质版本一并归档。非计算机系统产生的重要归档材料，如党组织、行政会议记录等，要转换成电子文件一并存档，以便于微机全文检索。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也要一同归档。
第十二条 电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
第十三条 逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
物理归档，指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第十四条 电子文件形成单位应配备计算机和统一规定的软件，通过局域网和电子政务网，将办理完毕后的电子文件，即时向单位档案部门和当地国家档案馆逻辑归档。各单位在开展这项工作的初始阶段，归档方式主要是物理归档。
第十五条 电子文件逻辑归档的基本要求是：
（一）档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限；
（二）办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识；
（三）电子档案的物理地址存放在指定的服务器上，该服务器必须采用磁盘镜像备份措施。
第十六条 电子文件物理归档的基本要求是：
（一）办理完毕的电子文件应按规定期限进行物理归档；
（二）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；
（三）按照立档单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，转存至耐久性好的载体（最好是一次写光盘）；
（四）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级、保管期限、硬件和软件环境以及是否经过查毒和杀毒处理等；
（五）经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。
第十七条 电子文件形成单位应配备计算机和统一规定的软件，通过局域网和电子政务网，将办理完毕后的电子文件，即时向单位档案部门和当地国家档案馆逻辑归档。各单位在开展这项工作的初始阶段，归档方式主要是物理归档。
第十八条 各单位每年要定期对电子文件归档情况进行全面清理，做到及时查漏补缺，以保证电子文件归档的安全、完整。在归档时应做到及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、帐实一致、手续清楚。原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门须保留一年以上。
　　
第三章 检测与鉴定

第十九条 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
第二十条 电子文件的鉴定工作包括：
（一）对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，按相关规范操作；
（二）确定密级、归档范围和划定保管期限，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第二十一条 为保证电子文件的凭证作用，归档电子文件及其载体必须通过市档案局档案鉴定机构的检测与鉴定，并添加电子水印和物理签章予以确认，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
第二十二条 电子文件的形成单位，应当采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范要求，具有完整性。建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

第四章 移交与保管

第二十三条 经检测鉴定合格的电子文件，采用耐久性好的载体制作一式多套（本单位档案部门和当地国家档案馆各二套封存保管、查阅使用，县市区属单位同时向市档案馆移交二套），连同《电子文件登记表》等表格一同移交。市、县市区档案馆负责电子文件归档检查和移交验收，凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。
第二十四条 归档电子文件移交前，文件形成单位和接收单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》一式多份，交接各方各执一份。
第二十五条 检测人员应检验下列项目：
（一）检验载体有无划痕、是否清洁等；
（二）检测是否有病毒；
（三）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；
（四）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（五）对特殊格式的电子文件，核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。
第二十六条 电子档案移交的具体方式，凡采用逻辑归档办法并已与综合档案馆实现微机联网的单位，要求将电子档案实时传输进馆；采用物理归档或采用逻辑归档但未与档案馆联网的单位，由档案馆根据实际情况确定时间定期移交。
第二十七条 档案馆（室）应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第二十八条 对馆（室）藏电子档案，磁性载体每两年机读抽检一次，抽检率不低于40%，光盘载体每四年机读抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题及时补救。
第二十九条 磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制或进行电子文件的载体转换工作，同时，原载体保留时间仍需保存四年。
第三十条 电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防潮、防有害气体的装具中，温度控制在17－20℃；相对湿度控制在35－45%。
　　
第五章 利用与销毁

第三十一条 各单位档案部门要加快实现与综合档案馆之间的微机联网，由档案行政管理部门统一文档管理软件，以利电子档案机检目录对接、全文检索，方便查询和使用。
第三十二条 市、县市区档案馆负责电子档案进馆后的统一编目、保管、开发利用。为保证电子档案的安全利用，应注意以下事项：
（一）封存的电子档案不得外借；
（二）利用时使用复制件；
（三）查阅应在许可范围，并遵守保密规定；
（四）联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第三十三条 经鉴定需要销毁的电子档案，参照国家关于档案鉴定销毁与保密的有关规定执行，在办理审批手续后实施。
　　
第六章 附则

第三十四条 本规定未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第三十五条 本规定由衡阳市档案局负责解释。
第三十六条 本规定自发布之日起执行。


辽宁省营口市人民政府


营口市股份合作制企业暂行规定

（一九九五年四月五日市人民政府发布营政发[1995]11号）


第一章 总则

第一条为促进我市经济发展，根据国家有关法规、政策，结合我市实际情况，制定本规定。

第二条股份合作制企业是实行劳动合作和资本合作相结合的企业组织形式，是独立享有民事权利，承担民事责任的企业法人。

第三条本规定适用于我市城乡集体所有制企业和小型国有企业。

第四条实行股份合作制应遵循下列原则：

（一）独立核算、自主经营、自负盈亏；

（二）股东（法人、自然人）股权平等、利益共享、风险共担；

（三）股东以其认缴的出资额享受应有权益，承担有限责任；

（四）实行民主管理，表决议案采取一人一票制；

（五）按劳分配与按股分红相结合的分配方式。

第二章 组建程序

第五条集体所有制企业和小型国有企业改组为股份合作制企业，须经企业职工代表大会或职工大会讨论决定，主管部门同意。

第六条新办股份合作制企业，发起人须与合作者共同协商一致并签订协议书。

第七条集体所有制企业和小型国有企业改组为股份合作制企业，由企业提出书面申请，并提供职工代表大会决议、企业章程和资产评估报告等文件。小型国有企业改组为股份合作制企业，由发起人提出书面申请，并提供股东协议书、企业章程、验资证明等文件。其中，市属企业，经市主管部门审查同意，报市体改委审批；市（县）区、乡镇企业经主管部门同决后，报市（县）、区体改委或本级政府授权部门审批，并报市体改委备案。

第八条股份合作制企业经批准后，除国家规定专项审批和发放许可证的企业外，直接到工商行政管理部门办理股份合作制企业营业执照，再到税务部门办理税务登记。

第九条城乡集体所有制企业和小型国有企业改组为股份合作制企业，应在清产核资或资产评估的基础上本着以下原则界定产权：

（一）企业中的原始投资及其增值部分，归原投资者所有；

（二）职工集体积累部分，归职工集体所有；

（三）企业税前还货形成的资产和减免税形成的资产，归原企业投资者所有。

第三章 股权设置

第十条新设立的股份合作制企业，其全部资产由等额股份构成，不论股权属谁所有，一律同股同利。

第十一条允许企业多种经济成份并存，股分全作制企业可设国家股、法人股、个人股、外资股，股份全作制企业还可设集体股和积累股。

第十二条股份合作制企业的股本，根据资产归属和资金来源，划为下列股份：

（一）国家股：指有权代表国家投资的政府部门或机构以国有资产投入企业形成的股份；

（二）集体股：指本企业职工的公共积累所形成的股份；

（三）法人股：指法人以其依法可支配的资产投入企业形成的股；

（四）个人股：指本企业职工个人投资形成的股份；

（五）积累股：指将企业集体劳动者积累的资产量化给劳动者个人所形成的股份。

第十三条集体所有制企业改组为股份合作制企业，企业集体积累的资产来源比较清晰的，允许将职工集体积累按照职工个人的工龄长短、贡献大小等条件量化到职工个人，做为职工个人的积累股。在职职工退休或调离后可将此股本的全部或部分在本企业内部职工中转让或由本企业收购，具体方案股东大会决定。

第十四条由集体企业改组的股份合作制企业中的国家减免税形成的资产、税前还贷形成的资产、经济联合组织在企业投资形成的资产及接受无偿捐助和捐赠形成的资产，不得量化到职工个人，应做为集体股，由企业集体使用。

第十五条国有小型企业改组为股份合作制企业，国有资产可以不入股，可按不低于５％的比例提取资产占用费，也可将全部或部分国有资产出售给企业职工。提取的资产占用费或出售的国有资产收益部分，原则上由国有资产管理部门收缴。但根据企业的具体情况，可将国有资产的收益部分用于归还企业的货款或离退休人员的工资支出及离退休人员的保险费积累。

第十五条国有小型企业改组为股份合作制企业，国有资产可以不入股，可按不低于５％的比例提取资产占用费，也可将全部或部分部分国有资产出售给企业职工。提取的资产占用费或出售的国有资产收益部分，原则上由国有资产管理部门收缴，但根据企业的具体情况，可将国有资产的收益部分用于归还企业的货款或离退休人员的工资支出及离退休人员的保险费积累。

第十六条各类积累股的股东权益应在企业章程中明确规定。

第十七条企业注册登记后任何股东不得抽回出资，但可以转让（个人股只能在本企业内部转让）。

第十八条职工死亡、退休、调离时所所持的个人股份数额不大又不便转让时，可由本企业予以收购。

第十九条股份全作制企业不发行股票，只发企业内部股权证。内部股权证由企业自行发行。

第二十条股份全作制企业中的国家或集体股的股权同国有或集体资产管理部门委托的企业主管部门代表按国家规定监督。

第四章 分配

第二十一条股份合作制企业必须依法纳税，税后利润的分配按政府的有关规定执行。但必须贯彻股权平等，同股同利，只分红，不拿息的原则。

第二十二条集体企业和小型国有企业改组为股份合作制企业，税后的利润按下列顺序分配：

（一）弥补企业的上年度亏损；

（二）提取公积金；

（三）提取公益金；

（四）支付股利。

第二十三条法人股分得的红利可以提取也可以转增股本；集体股分得的红利用于弥补原企业福利基金的超支或转增股本。

第二十四条股份合作制企业的公积金用于弥补亏损和转增股本，公益金用于职工集体福利。

第二十五条股份全作制企业发生亏损时，不得分红，其亏损可用下一纳税年度所得抵补，下一纳税年度所得不足抵补的，可以逐年延续抵补但连续抵补期限不得超过五年。连续抵补五年仍然不足弥补亏损的，用公积金弥补，仍然不足以弥补亏损的，用股本金按比例抵补。

第五章 体制和管理

第二十六条股份合作制企业的最高权力机构为股东会，并设立董事会。董事会股东会的执行机构。董事由股东会选举和罢免。董事会成员不少于三人（必须是奇数），董事会聘任经理（厂长）和其它高级管理人员。

第二十七条企业的出资人为企业股东，股东享有下列权利：

（一）参加股东会并享有表决权；

（二）选举董事会面员和被选举为董事会成员；

（三）依照企业章程规定获得股利，转让出资；

（四）了解企业经营状况和财务状况；

（五）企业终止后，依法分得企业剩余财产。

第二十八条股东必须认真履行下列义务：

（一）缴纳所认缴的出资；

（二）以其所认缴的出资额承担企业债务；

（三）企业办理工商登记后，不得抽回出资；

（四）企业章程规定的其他义务。

第二十九条股东会拥有下列权力：

（一）选举和罢免董事；

（二）审议批准企业年度财务预、决算方案和利润分配方案；

（三）对企业增加或减少注册资本，股东转让出资作出决议；

（四）修改企业章程；

（五）企业章程规定其他的权利。

第三十条董事会行使下列职权：

（一）审定企业的发展规划、年度生产经营计划；

（二）确定企业经营方针和管理机构的设置；

（三）批准企业的规章制度；

（四）听取并审查经理（厂长）的工作报告；

（五）审议制定企业年度财务预、决算方案和利润分配方案；

（六）聘任和解聘经理（厂长）和由经理（厂长）提名的副经理（副厂长）及其他高级管理人员，并决定对他们的奖惩；

（七）企业章程规定的其他职权。

第三十一条企业经理（厂长）行使下列职权：

（一）组织实施股东会、董事会决议；

（二）拟订企业发展规定、生产经营计划草案；

（三）拟定企业经营方针和管理机构设置方案；

（四）制定企业规章制度；

（五）拟定企业年度预、决算方案和利润分配方案；

（六）提名副经理（副厂长）并决定企业副经理（副厂长）以下职工的奖励和处分；

（七）企业章程规定的其他职权。

第三十二条股份全作制企业原则上应设立监事会，监事会人员组成和职权由企业章程规定。

第三十三条股份合作制企业依法亭有生产经营、资产处置、劳动用工、工资奖金分配、人事管理、内部机构设置、产品和劳务定价、投资决资等自主权，任何部门不得侵犯。

第三十四条股份合作制企业所得税按《中华人民共和国企业所得税暂行条例》的规定执行。

第三十五条股份合作制企业职工工资和红利收入按国家有关法律、法规执行。

第三十六条股份合作制企业在坚持工资总额增长低于本企业经济效益增长幅度和职工平均实际收入增长幅度低于本企业劳动生产率增长幅度前提下，可自主决定年度工资总额，由财税部门实行监督。

第三十七条股份全作制企业有权决定用工形式和招工条件、方式、数量、时间。

第三十八条股份合作制企业，必须实行保险制度，按规定缴纳职工养老保险金和行业保险金。

第三十九条股份合作制企业享受城镇集体所有制企业的有关优惠政策。

第四十条股份全作制企业破产，按国家的有关规定办理。

第四十一条正在实施“公有私营”、“内联”和“嫁接”等资产经营形式的企业，要创造条年向股分制或股份合作制过渡，确有困难的，允许其它经营形式存在。

第六章 附则

第四十二条本规定由营口市经济体制改革委员会负责解释。

第四十三条本规定自发布之日起施行。如与上级规定抵触时，按上级规定执行。