浅析档案保密工作保障措施

张智涛


　　档案资源作为国家资源的重要组成部分，其保密工作带头档案事业发展和国家案例。笔者仅就如何做好档案保密工作，确保档案安全阐述几点粗浅的认识。

一、强化档案保密意识

　　和缓档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感，站在国家安全的高度，切实重视和不断强化档案保密工作。要驾驭档案保密宣传工作的力度，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度，确保万无一失，把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。同时，要认真贯彻“预防为主”的方针政策，坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。

二、加强档案库房安全建设

　　档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

三、完善保密档案借阅管理

　　加强保密档案借阅制度建设至善重要。应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须按要求填写撮单，由直接领导、项目负责人签字，认真履行登记、签字手续，填写借阅卡及借阅簿，手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护与安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项。借阅的档案要保管好，不能丢失，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，及时向档案部门报告，进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年，因项目周期长而不能及时归还的，应办理续借手续。对长年欠档，经追究仍不交还或造成遗失的，必须追究其责任，按国家规章制度严肃处理。此外，因工作调离、离退休和长期病休的，出国工作及出国探亲的，都必须全部清还借阅的档案，由档案室签字后，方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时，必须由项目负责人代借，当其离院时由代借人还清档案。

四、加强电子档案管理

　　安全保密措施是衡量电子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。电子档案从保管形式上主要分为两种，和种是存储在磁盘、光盘上的电子档案，另一种是存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案，相对比较好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本或异地保存。在借阅方面主要应做到以下几点：一是所借的电子档案项目要与正在设计的工程项目内容相同，且要经主管领导及项目负责人批准，方可借阅；二是要根据使用者的情况而，不可以无原则地向所有使用者提供全部利用方式；三是应根据电子档案内容的秘密等级进行有效管理，对秘密等级比较高的，不宜用拷贝的方式提供利用；四是要对重要电子档案的信息内容进行加密处理。而存储在网络数据库中的电子档案，则应重点做好数据库的安全与保密工作。首先要加强对计算机信息系统的保密管理，做好内外网分离工作，并对内外网服务器部署好防火墙；涉密计算机不得与国际互联网相连。其次，为了防止内部人员将保密资料非法外传，需要对每个人做好权限控制，确保保密数据只能被有权限的人使用，且整个使用过程应被完整记录，做好事前防御，事后追踪。其三，可根据权限查阅，在权限范围内更改、编辑图纸、文本，但是不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样，所有的保密数据统一集中地保存在服务器上，既有效又安全，从根本上杜绝保密信息的泄漏。






云南省人民政府


云南省人民政府令第73号


　　《云南省预算外资金征收使用管理暂行规定》已经１９９８年１１月９日省人民政府第１０次常务会议通过，现予发布，自１９９９年１月１日起施行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　省长　李嘉廷
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　１９９８年１１月１９日
　　　　　　　　　云南省预算外资金征收使用管理暂行规定



　　第一条　为了加强预算外资金管理，维护国家利益，保障公民、法人及其他组织的合法权益，增强政府宏观调控能力，根据《云南省预算外资金管理条例》（以下简称《条例》）等有关规定，结合本省实际，制定本规定。


　　第二条　在本省行政区域内具有预算外资金征收使用管理职能的国家机关、事业单位、社会团体及其他单位（以下统称职能单位），应当遵守《条例》、本规定和国家有关规定。
　　《条例》第二条规定的种预算外资金包括国家机关、事业单位国有资产的出租出让和投资收入以及驻滇中央单位征收的属于地方财政管理的预算外资金收入，依照《条例》和本规定实施征收使用管理。


　　第三条　各级人民政府应当加强对预算外资金征收使用管理工作的领导。
　　各级财政部门负责本级预算外资金征收使用管理工作，并按规定设置工作机构和配备工作人员。
　　各级审计、监察部门应当按照各自的职责，做好预算外资金征收使用管理的监督检查工作。


　　第四条　各级财政部门应当在国有商业银行开设预算外资金财政专户，专门用于核算预算外资金的收支情况。
　　国有商业银行应当及时办理预算外资金财政专户的收支结算和计付利息。


　　第五条　预算外资金实行下列收缴分离的征收方式：
　　（一）委托国有商业银行代收。除本条另有规定的外，预算外资金由职能单位填制《云南省预算外资金收缴分离专用缴款书》或者缴款通知书给缴款人，由缴款人将缴款书或者缴款通知书和款项缴指定的国有商业银行，国有商业银行对征收项目和标准核对无误后，再将款项直接划入预算外资金财政专户。
　　（二）委托税务部门代征。对以销售收入等为计征依据征收的预算外资金，经省人民政府或者省级以上财政部门批准，可以由税务部门在征税时填制《云南省预算外资金收缴分离专用缴款书》，随税收一并征收，同时将代征的预算外资金直接缴入预算外资金财政专户。
　　（三）委托职能单位征收。对现场执收及零星的预算外资金，经同级财政部门批准，可以由职能单位负责征收。职能单位征收预算外资金时，应当开具财政部门统一印制的专用票据，并将征收的预算外资金及时存入财政部门在国有商业银行开设的预算外资金财政专户。银行不得另行为职能单位开设预算外资金帐户。
　　（四）财政部门直接收取。对征收环节较集中或者数额较大的可以由财政部门直接收取的预算外资金，由职能单位填制《云南省预算外资金收缴分离专用缴款书》或者缴款通知书给缴款人，由缴款人将缴款书或者缴款通知书和款项直接缴同级财政部门，财政部门再将款项及时存入预算外资金财政专户。
　　各项预算外资金的具体征收方式，由同级财政部门会同职能单位确定。未经同级财政部门同意，职能单位不得自行委托其他部门或者单位代征预算外资金。
　　代收、代征单位应当建立健全预算外资金征收登记报告制度，定期向财政部门、职能单位报告预算外资金收入及划解情况。


　　第六条　《云南省预算外资金收缴分离专用缴款书》可以作为缴款凭证。经代收、代征单位或者财政部门收款盖章后的缴款书，是缴款人的记帐凭证（代收据）和缴款人向职能单位办理有关事项的凭据。无代收、代征单位或者财政部门收款印章的缴款书，不得作为报销凭证。
　　《云南省预算外资金收缴分离专用缴款书》由财政部门统一制发，并参照《云南省行政事业性收费票据管理规定》管理。


　　第七条　预算外资金财政专户的利息收入除按规定用于预算外资金的征收管理费用外，由本级人民政府统筹安排使用。征收管理费用的具体办法由省财政厅另行制定，并报省人民政府批准后执行。


　　第八条　各级人民政府对本级的预算外资金收入应当进行统筹管理。具体统筹比例和统筹资金的使用由本级人民政府确定。


　　第九条　预算外资金由财政部门根据批准后的职能单位支出预算和预算外资金的收入进度。安排拨付职能单位使用。政府性基金、附加必须全额用于事业发展，专款专用。其他预算外资金在按规定进行统筹后安排用于职能单位的人员经费、公用经费和专项经费。


　　第十条　职能单位的预算外资金必须由财务部门统一核算，统一管理，实行预算内外资金综合运用。
　　预算外资金的支出必须按财政部门核定的预算和规定的用途使用，严格执行国家规定的开支范围和开支标准。


　　第十一条　预算外资金的上解或者下拨，必须严格按照上级人民政府或者上级财政部门与主管部门制定的有关规定执行，并一律通过预算外资金财政专户逐级办理，年终结算。
　　未经县级以上人民政府或者财政部门同意，主管部门不得擅自集中下属单位或者其他部门的预算外资金。


　　第十二条　财政部门应当建立综合财政预算制度，对职能单位的预算内外资金统筹安排。根据“零基预算”编制方法及确定的经费定额和开支标准，按“合理定收、量入为出、短收不补、综合平衡”原则确定职能单位年度预算外资金收支数额，据以编制职能单位的综合财务收支预算。


　　第十三条　职能单位综合财务收支预算的编制，先由职能单位按规定编制收支预算报送同级财政部门，由财政部门统一审核、汇总后，编制本级预算内外资金的综合财政预算，经本级人民政府批准后，再分别下达职能单位。


　　第十四条　经批准的职能单位综合财务收支预算，一般不作调整。在年度执行中，因国家政策调整或者机构人员发生较大变化等因素需要调整收支预算的，由职能单位提出申请，报经同级财政部门审核同意后，按规定的程序相应调整收支预算。


　　第十五条　职能单位的预算外资金收支决算，应当按财政部门的要求统一编制，并在规定的期限内报同级财政部门审核。对不符合法律、法规、规章和会计制度规定的预算外资金财务收支，财政部门应当责成职能单位予以纠正。


　　第十六条　财政部门根据审核后的职能单位的预算外资金财务决算，汇总编制本级年度预算外资金财务决算，经本级人民政府审定后，报上一级财政部门备案。


　　第十七条　对违反本规定的行为，法律、法规、规章已有处罚规定的，从其规定；没有处罚规定的，由县以上财政部门依照下列规定采取行政措施或者给予行政处罚：
　　（一）征收或者代收单位未将预算外资金足额缴入预算外资金财政专户的，责令其限期改正；逾期仍不改正的，取消其征收或者代收资格，处１０００元以上３万元以下罚款。
　　（二）银行为职能单位违反规定开设预算外资金帐户的，责令限期撤销帐户，并将预算外资金存款全额收缴财政。
　　（三）职能单位乱支滥用预算外资金或者不按规定时间和要求编报预算外资金收支预算、决算的，责令限期改正；逾期仍不改正的，可以暂停拨付预算内外经费，停办控办审批手续，停发收款专用票据。
　　（四）有前三项规定行为的单位，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处１０００元以下的罚款。
　　对屡次违反规定，拒不改正的职能单位，对其直接负责的主管人员，由县级以上人民政府或者有关部门给予行政处分；对其负有直接责任的会计主管人员和会计人员，由财政、审计、监察等部门责令调离会计岗位并由财政部门收回会计证；构成犯罪的，依法追究刑事责任。


　　第十八条　本规定自１９９９年１月１日起施行。